كيف تنظم نفسك في العمل

في كثير من الأيام وبالرغم من عملك المتواصل لعدة ساعات لا تحصى ومع ذلك تحرز تقدما ضئيلا ؟

فعندما يحدث ذلك في كثير من الأحيان يجب عليك ان تتعلم على أن تكون منظما لإخراجك من هذا المأزق وزيادة إنتاجيتك.

بغض النظر إن كنت تعمل من المكتب أو من المنزل فهناك العديد من الخطوات التي يمكن اتخاذها حول كيفية الحفاظ على التنظيم والفعالية في العمل:

قائمة المهام

لا تحتاج قوائم المهام للكثير من التفكير حتى أنه يمكن استخدام المسار التقليدي والملاحظات اللاصقة أو يمكنك أيضا تنزيل تطبيق على هاتفك لأن ذلك يسمح لك تدوين المهام وتحديد الأولويات حتى تتمكن من إنجاز المهام الأكثر أهمية أولا.

حاول جدولة جميع المهام المختلفة التى تحتاج لإكمالها قبل نهاية اليوم لأن ذلك يعطيك تجديدا زمنيا ويمنع عنك التسويف.

فرز الأولويات

عادة ما يستخدم مصطلح الفرز في المجال الطبي بكثرة وذلك عندنا يكون المرضى عددهم كبير فيحدد الاطباء درجات الاستعجال لكل حالة ولكل مريض وذلك حتى يتمكنوا من الإهتمام بأخطر الأمراض أولا لأنه ليس من الصحيح أن يكون المريض المصاب بسكتة دماغية شديدا أن ينتظر بينما المصاب بنزلة برد هو من يتلقى العلاج.

يمكنك أنت أن تتبع نفس النظام في فرز الأولويات وذلك بترتيب قائمة المهام ثم تصنيف المهام الأكثر أهمية أولا لأنك قد تقضي خمس ساعات في مشروع ذو أولوية منخفضة وهنا يأتي دور الفرز ليساعدك في البقاء على رأس المهام الأساسية.

إنشاء روتين

يساعد إنشاء روتين يومي على تحويل المهام اليومية إلى عادات يومية فذلك يجعلك منظما ويجعل أيام عملك أسهل فعلى سبيل المثال يمكنك تعويد نفسك على فتح البريد الالكتروني كل صباح الساعة 9 لأنه بمجرد أن يصبح هذا الأمر عادة سيكون من الصعب المماطلة.

تنظيف مساحة العمل

من الصعب جدا التركيز في بيئة عمل تعمها الفوضى لأن هناك الكثير من الأبحاث تقول أن الكثير من الفوضى تميل إلى الإضرار بالإنتاجية بينما قد يكون القليل منها جيدا خاصة بالنسبة للأشخاص المبدعين ويعتمد هذا أيضا على شخصيتك إن كنت بحاجة لمكتب نظيف أو فوضوي.

إن كنت تشعر بأن هذه الفوضى تشتت انتباهك وتحتاج لإجراء أفضل فحاول تجربة مساحة العمل المرتبة وإذا كنت شخصا مبدعا ولديك أشياء على المكتب فلا بأس يذلك لأن الكثير منها قد يكون له أثارا سلبية.

جدولة وقت العمل لمجموعة أوقات

تشير الكثير من الأبحاث والدراسات إن أفضل طريقة للتأكد من كفاءة العمل بالجدولة خلال فترات زمنية على سبيل المثال إذا قمت بجدولة جزء من الوقت لإنجاز بعض الأعمال فيجب عليك ترك الهاتف بعيدا خلال هذا الوقت وإغلاق علامات التبويب الأخرى وتجنب الرد على أي رسائل أخرى.

توصي دراسة أخرى بتقسيم الوقت إلى أجزاء مدتها 25 دقيقة متبوعة بفاصل مدته 5 دقائق فهذه الطريقة جيدة للأشخاص الذين يميلون إلى التشتت أثناء العمل أو الذين يفشلون في تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد.

ابق منظمًا وقم بإنشاء سير عمل فعال

قم بإنشاء نظام تخطيط عمل وروتين يومي لجعل تحقيق الأهداف أقل ترويعا ويمكن أن تساعدك هذه النصائح على البدء بعقلية حرة وجيدة.

إذا عملت بهذه النصائح وحصلت على نتائج جيدة وكان لديك بضع ساعات اضافية فلماذا لا تبدأ بالعمل الإضافي في الأعمال المستقلة فهناك العديد من المنصات التي توفر الكثير من الأعمال المستقلة والتي توفر لك الكثير من المال الإضافي.