تنظيم المهام في العمل

تنظيم المهام

تحتاج المشاريع إلى أولويات واضحة ليتم اتباعها وتكون سهلة واضحة، ويجب أن تتعلم كيف تحدد تلك الأولويات لنجاح مشروعك، وتؤثر معرفتك لتلك الأولويات على نجاح المشروع، ومشاركة الفريق، ودورك كقائد للمشروع. 

ويعتبر تحديد أولويات العمل المهمة بدقة هي أكبر التحديات التي تواجه مديرو المشاريع حتى لو كنت تملك أفضل برنامج لإدارة المشاريع لأن المعلومات التي يتم إدخالها في الأداة أنت من ستقوم بها. 

يتطلب الأمر الكثير من الممارسات للوصول إلى الأمر بالشكل الصحيح، ومساعدتك في إدارة فريقك والوصول للمواعيد في الوقت المحدد، وإليك 6 خطوات تساعدك في تحديد الأولويات التي تنظم مشروعك بطريقة صحيحة :  

• اجمع قائمة بجميع مهامك.

اجمع جميه المهام التي يجب إنجازها في نفس اليوم سيساعد ذلك في تحديد وتخصيص وقتك بترتيب فلا تقلق بكمية المهام المسجلة.  

• حدد المهام المستعجلة قبل المهمة  

بعض المهام تحتاج إلى اهتمام في نفس الوقت ولا تحتمل التأجيل وبالأخص الأمور التي تحتاج إلى حلول في نهاية اليوم أو خلال الساعات القادمة من اليوم وستكون العواقب وخيمة إذا لم تعالج تلك المهام. 

خصص وقتا لتحديد المهام الأكثر إلحاحا في بداية اليوم، إذا تم تأجيلها فأنت في خطر لأنك ستكون مشغولا لبقية اليوم وتحديد الأولويات يعالج ويخفف من الضغط عند الاقتراب من الموعد النهائي للمهمة التي تعتمد على ضغط عالي.  
 
تحقق لمعرفة ما إذا كانت هناك أي تبعيات ذات أولوية عالية تعتمد عليك في إنهاء جزء من العمل الآن تأكد من الاتصال بأي عضو في فريقك يمكنه المساعدة في إنهاء أي تبعيات في وقت مبكر من اليوم. 

• تقييم قيمة المهام الخاصة بك 

 
ألق نظرة على عملك المهم وحدد ما يحمل أعلى قيمة لعملك ومؤسستك كممارسة عامة ، فأنت تريد أن تتعرف بالضبط على أنواع المهام الحاسمة والتي لها أولوية قصوى على المهام الأخرى. 
 
على سبيل المثال ، ركز على مشاريع العميل قبل العمل الداخلي ؛ إعداد كمبيوتر المدير التنفيذي الجديد قبل إعادة تكوين قاعدة البيانات ؛ الرد على تذاكر الدعم قبل كتابة المواد التدريبية ، وما إلى ذلك، هناك طريقة أخرى لتقييم القيمة وهي النظر إلى عدد الأشخاص الذين تأثروا بعملك بشكل عام ، كلما زاد عدد الأشخاص المتورطين أو المتأثرين ، زادت المخاطر. 

• ترتيب المهام حسب الجهد المقدر 

 
إذا كانت لديك مهام يبدو أنها مرتبطة بوضع الأولوية، فتحقق من تقديراتها ، وابدأ في أي مهمة تعتقد أنها ستستغرق أكبر جهد لإكمالها يقترح خبراء الإنتاجية تكتيك بدء المهمة الأطول أولاً ولكن  إذا كنت تشعر أنه لا يمكنك التركيز على مشاريعك الأكثر أهمية قبل الانتهاء من المهمة الأقصر فانتقل إلى حدسك وافعل ذلك، قد يكون من المحفز التحقق من مهمة صغيرة من القائمة قبل الغوص في المياه العميقة، ترتيب المهام مهمة ضرورية ولكن لكل شخص قدرة تجعله يعرف كيف يعالج كل المهام اليومية.  

• كن مرنًا وقابلًا للتكيف 

اعلم أن اولوياتك ستتغير لذلك كن مستعد للتخطط لما هو غير متوقع ولا تنسى ان تكون مركزا على المهام التي تلتزم بإكمالها  

ولكن حاول التنبؤ بمتطلبات المشروع الأخرى التي ستتبع أولوياتك حتى تتمكن من الاستعداد بشكل أفضل لما ينتظرك في المستقبل.  

• اعرف متى تلغي المهمة  

في جميع الأمور هنا عقبات تجعلك غير قادر على الوصول لكل شيء في قائمتك فكن واقعيا وركز عل الأولويات التي يجب أن تنتهي منها خصوصا الأولويات التي تكون رئيسية والتي بمجرد أن تنتهي منها تشعر بالإنجاز وكن مستعدا لأي شيء وأخذ نفس عميق للبدء به.